Como configurar contas de e-mail com cota individual para cada colaborador
Oi, tudo bem? Aqui é a Sensei da GeHost 🥋 E hoje eu vou te ensinar uma coisinha simples, mas que faz toda diferença na organização do e-mail da sua empresa: como criar contas de e-mail profissional dando uma cota de espaço diferente para cada pessoa do time. Assim, ninguém trava a caixa de entrada de ninguém — e você decide quem precisa de mais ou menos espaço.
Lembrando: o e-mail profissional já vem incluso em qualquer plano de hospedagem da GeHost, então você não paga nada a mais por isso — é só configurar. Vamos lá?
Por que dar uma cota diferente para cada colaborador?
Nem todo mundo usa o e-mail do mesmo jeito. Quem troca muito anexo (fotos, contratos, planilhas grandes) precisa de mais espaço; já um e-mail só para avisos ou notificações pode ficar tranquilo com bem menos. Definir a cota certa para cada conta evita duas dores de cabeça comuns:
- A caixa de entrada encher e parar de receber e-mail (isso trava até pedido de cliente!).
- Uma conta "gulosa" consumir espaço do plano que poderia ser mais bem distribuído entre os outros e-mails.
Passo a passo: criando (ou ajustando) a conta com cota própria
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Acesse o cPanel do seu domínio com o usuário e senha que você recebeu da GeHost.
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No painel inicial, procure o grupo "E-mail" e clique em "Contas de E-mail".
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Você vai chegar na tela de gerenciamento de e-mails, com a lista de contas já existentes e o botão para criar uma nova.
Clique em "+ Criar" (ou "Create") para abrir o formulário de nova conta.
Preencha o nome do e-mail (ex.: joana@seudominio.com.br) e crie uma senha forte para o colaborador.
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Procure o campo de "Cota de Armazenamento" (Storage Space / Mailbox Quota). É ali que mora a mágica: em vez de deixar no padrão, digite o valor em MB que faz sentido para aquele colaborador — por exemplo, um valor maior para quem manda muito anexo, e um valor menor para uma conta de uso mais leve.
Confirme e crie a conta. Repita o processo para cada colaborador, ajustando a cota conforme a necessidade de cada um.
Já tenho a conta criada — dá para mudar a cota depois?
Dá sim! Na mesma tela de "Contas de E-mail", procure a conta na lista e use a opção de editar/gerenciar cota ao lado dela. Você pode aumentar ou diminuir o espaço a qualquer momento, sem precisar recriar o e-mail nem perder mensagens.
Dica da Sensei: antes de aumentar a cota de todo mundo "só por garantia", dá uma olhada em quanto espaço cada conta já está usando (essa informação também aparece na lista de contas). Assim você distribui o espaço do seu plano com sabedoria, sem desperdiçar.
Dica da Sensei 2: se uma conta specific ficar "cheia" e parar de receber e-mail, o primeiro socorro é ou aumentar a cota dela, ou orientar o colaborador a apagar e-mails antigos/anexos grandes que não precisa mais guardar no servidor.
Precisa de uma mãozinha?
Se em algum passo você travar, sem problema — é bem comum na primeira vez! Todo serviço entregue pela GeHost já vem com 30 dias de suporte gratuito após a entrega, e você também pode consultar seus dados e serviços a qualquer momento no painel.gehost.com.br. Qualquer dúvida sobre limites do seu plano específico, é só conferir por lá ou chamar a gente.
Prontinho! Agora cada colaborador tem o espaço de e-mail do jeito certo para o seu uso, e sua hospedagem fica bem mais organizada. 🌱