Como criar regras de filtragem para organizar e-mails automaticamente por remetente
Oi! Aqui é a Sensei da GeHost 🥋 Sabe aquela caixa de entrada lotada, com boletim, cliente, fornecedor e newsletter tudo misturado? Hoje eu vou te ensinar a colocar ordem nisso usando regras de filtragem (filtros) no seu Webmail. Com elas, o próprio sistema separa os e-mails de um remetente específico e já manda direto pra uma pastinha — sem você precisar arrastar nada na mão. Vamos com calma, passo a passo.
O que é uma regra de filtragem, na prática?
É uma instrução simples que você configura uma vez só: "sempre que chegar um e-mail de fulano@exemplo.com, faça isso". O "isso" pode ser mover para uma pasta, marcar como lido, colocar uma estrela, entre outras ações. A partir do momento que a regra é salva, ela roda sozinha, 24 horas por dia, sem você precisar tocar em nada de novo.
Dica da Sensei: antes de criar a regra, pense se você já tem (ou quer criar) uma pasta específica pra receber esses e-mails, tipo "Clientes", "Fornecedores" ou "Financeiro". Isso deixa tudo bem mais organizado depois.
Passo 1 — Acesse o Webmail
- Abra o navegador e acesse o endereço de Webmail do seu domínio (geralmente algo como
webmail.seudominio.com.br— se tiver dúvida de qual é o seu, confira no painel do cliente em painel.gehost.com.br ou fale com a gente). - Digite seu e-mail completo e a senha da caixa postal.
Passo 2 — Entre no aplicativo de e-mail (Roundcube)
Depois de logar, o sistema vai te mostrar uma tela de boas-vindas com o aplicativo de webmail. Clique para entrar na sua caixa de entrada.
Você vai cair na sua caixa de entrada normal, com a lista de mensagens.
Passo 3 — (Opcional, mas recomendado) Crie uma pasta para organizar
Se ainda não tiver, crie uma pasta com o nome do assunto que você quer separar (ex.: "Fornecedores", "Cobrança", "Time X"). Normalmente essa opção fica em Configurações → Pastas, com um botão de "Criar pasta" ou "+". Dê um nome fácil de identificar.
Passo 4 — Abra a área de Filtros
- No menu do Webmail, procure por Configurações (ou o ícone de engrenagem).
- Dentro de Configurações, clique em Filtros.
- Clique no botão de criar novo filtro (geralmente um "+" ou "Adicionar").
Passo 5 — Monte a regra: "se o remetente for X"
- Dê um nome para o filtro, algo que te ajude a lembrar depois (ex.: "E-mails do Fornecedor ABC").
- Na condição, escolha o campo De (remetente) ou From.
- Escolha a comparação "contém" ou "é igual a" e digite o e-mail (ou parte dele, como
@empresa.com.brpara pegar todos daquele domínio).
Dica da Sensei: se você quer pegar TODOS os e-mails de uma empresa (não só uma pessoa), use apenas o domínio, tipo @empresa.com.br, em vez do e-mail completo. Assim, qualquer pessoa daquela empresa cai na mesma regra.
Passo 6 — Defina a ação
- Escolha a ação que o sistema deve tomar quando a condição for verdadeira. As mais comuns são:
- Mover mensagem para a pasta → e selecione a pasta que você criou no Passo 3.
- Marcar como lida, se for algo que você só quer arquivar sem precisar ler na hora.
- Encaminhar para outro e-mail, se for o caso.
- Salve o filtro.
Passo 7 — Teste
Peça para alguém te mandar um e-mail de teste (ou use outro e-mail seu) a partir do remetente configurado, e confira se a mensagem realmente foi parar na pasta certa. Se não funcionar de primeira, revise se digitou o e-mail/domínio certinho, sem espaço ou erro de digitação.
Dica da Sensei: você pode criar quantas regras quiser! Uma boa prática é ir criando aos poucos, conforme for percebendo quais remetentes mais lotam sua caixa de entrada — assim você não perde tempo montando tudo de uma vez.
Precisa de ajuda?
Se a tela do seu Webmail estiver com uma aparência um pouco diferente da que mostramos aqui, não se preocupe — os nomes dos menus podem variar levemente dependendo da versão, mas a lógica é sempre a mesma: condição (quem envia) + ação (o que fazer). Se travar em algum passo, é só abrir um chamado com a nossa equipe que a gente te ajuda a configurar certinho. 💚