Como configurar um e-mail compartilhado para o atendimento da sua equipe
Oi! Aqui é a Sensei da GeHost 🦉 Se a sua equipe toda responde clientes pelo mesmo WhatsApp, mas o e-mail ainda está bagunçado (cada um usando o próprio, ou ninguém sabendo quem respondeu o quê), esse guia é pra você. Vou te mostrar como criar um e-mail único de atendimento (tipo contato@seudominio.com.br ou atendimento@seudominio.com.br) que toda a equipe pode acessar.
A boa notícia: o e-mail profissional já vem incluso na sua hospedagem GeHost, então você não precisa contratar nada a mais — só configurar. Vamos lá, passo a passo, sem complicação.
Passo 1 — Entre no cPanel
Acesse o painel da sua hospedagem (cPanel) com o usuário e senha que você recebeu da GeHost.
Passo 2 — Crie a conta de e-mail compartilhada
Dentro do cPanel, procure a área de E-mail e entre em Contas de E-mail. Lá você vai clicar em Criar (ou "+ Criar") e cadastrar o endereço que a equipe vai usar, por exemplo:
atendimento@seudominio.com.brcontato@seudominio.com.brsuporte@seudominio.com.br
Defina uma senha forte para essa conta — ela vai ser compartilhada com o time, então capriche.
Dica da Sensei: anote o login e a senha desse e-mail num lugar seguro (um gerenciador de senhas da empresa, por exemplo). Assim, se alguém sair do time, é só trocar a senha — ninguém leva o "acesso" embora.
Passo 3 — Acesse pelo Webmail, de qualquer lugar
Com a conta criada, cada pessoa da equipe pode acessar o mesmo e-mail pelo Webmail, direto do navegador — sem precisar configurar nada no computador. Basta abrir o endereço de webmail do seu domínio e entrar com o login/senha que você criou no Passo 2.
Depois do login, escolha o aplicativo de e-mail (o Roundcube é o mais usado) e pronto: toda a equipe vê a mesma caixa de entrada, os mesmos e-mails, as mesmas respostas.
Passo 4 (opcional) — Quer que os e-mails cheguem também no Gmail/Outlook de cada um?
Se além do acesso compartilhado você quiser que uma cópia de cada mensagem caia também no e-mail pessoal de cada atendente, use os Encaminhadores (redirecionamento). No cPanel, entre em Encaminhadores e clique em Adicionar Encaminhamento, apontando o e-mail compartilhado para os e-mails da equipe.
Dica da Sensei: encaminhamento é ótimo para avisar a equipe que "chegou um e-mail novo", mas quem responde direto pela caixa compartilhada (Webmail) evita confusão de "quem já respondeu esse cliente". Combine com o time qual vai ser o fluxo.
Passo 5 — Combine as regras de uso com o time
A parte técnica é rápida, mas o segredo de um e-mail compartilhado funcionar bem é organização humana. Algumas sugestões simples:
- Combine que, ao responder um cliente, a pessoa marca a mensagem como lida (ou usa alguma etiqueta) para o resto do time saber que já foi tratada.
- Evite duas pessoas respondendo o mesmo e-mail ao mesmo tempo — um "avisei no grupo que peguei esse" já resolve.
- Troque a senha da conta sempre que alguém sair do time.
E é isso! Com esses passos sua equipe já consegue atender pelo mesmo e-mail, de forma organizada e profissional. Qualquer dúvida na configuração, é só chamar o suporte da GeHost pelo painel.gehost.com.br — a gente te ajuda com prazer. 💛