Como filtrar e-mails automaticamente por regras no Webmail (Roundcube)
Oi! Aqui é a Sensei da GeHost 🧘♀️ e hoje eu vou te ensinar um truque que economiza um tempão: os filtros automáticos de e-mail. Com eles, você ensina o Webmail a organizar sua caixa de entrada sozinho — por exemplo, mandar tudo que vem de "financeiro@fornecedor.com" direto pra uma pasta específica, ou apagar aquele boletim chato sem você nem precisar ver. Vamos com calma, passo a passo. 💌
O que são os filtros?
Filtro é uma regra que você cria uma vez e o sistema aplica pra sempre, automaticamente, toda vez que chega um e-mail novo. Você define uma condição ("se o remetente for tal", "se o assunto contiver tal palavra") e uma ação ("mover para a pasta X", "marcar como lido", "encaminhar para outro e-mail", "apagar"). Simples assim!
💡 Dica da Sensei: filtros são ótimos para separar notificações automáticas (sistemas, cobranças, avisos) da sua conversa "de verdade" com clientes — sua caixa de entrada fica muito mais limpa e fácil de acompanhar.
Passo 1 — Acesse o Webmail
- No navegador, entre no endereço de webmail do seu domínio (o link que a GeHost te passou na entrega, geralmente algo como webmail.seudominio.com.br).
- Informe seu e-mail completo e a senha da conta.
Passo 2 — Escolha o aplicativo Roundcube
Depois de entrar, o sistema pode mostrar mais de uma opção de aplicativo de e-mail. Escolha o Roundcube — é o que vamos usar aqui, e é o mais completo pra esse tipo de configuração.
Passo 3 — Entre nas Configurações de Filtros
- Já dentro do Roundcube, você vai ver sua caixa de entrada normalmente.
- Procure o ícone de engrenagem ⚙️ (Configurações), geralmente no canto inferior esquerdo ou no menu superior.
- No menu de configurações, clique em "Filtros" (às vezes aparece como "Filters").
Passo 4 — Crie seu primeiro filtro
- Clique no botão de "+" ou "Criar novo filtro".
- Dê um nome pro filtro (algo que faça sentido pra você, tipo "Notas fiscais" ou "Newsletter").
- Em "Condições", escolha o critério: pode ser o remetente (De), o assunto, o destinatário (Para), entre outros.
- Escolha a regra de comparação (por exemplo, "contém", "é igual a") e digite o texto ou e-mail que você quer identificar.
- Em "Ações", escolha o que deve acontecer: mover para uma pasta, marcar como lida, encaminhar, apagar, entre outras opções disponíveis.
- Clique em "Salvar".
⚠️ Atenção: se você escolher a ação de mover para uma pasta que ainda não existe, crie a pasta primeiro (normalmente há uma opção de gerenciar pastas nas mesmas Configurações). Assim o filtro não fica "perdido".
Passo 5 — Organize a ordem dos filtros
Quando você tiver mais de um filtro, a ordem importa: o Roundcube aplica de cima pra baixo, e alguns filtros podem ter uma opção de "parar de processar" após executar a ação. Se um e-mail se encaixa em duas regras, geralmente vale a que estiver primeiro na lista. Reorganize arrastando ou usando as setas, se disponíveis, pra deixar as regras mais específicas no topo.
Passo 6 — Teste!
Depois de criar o filtro, peça pra alguém te mandar um e-mail de teste (ou use outro endereço seu) que se encaixe na condição, e confira se ele foi parar no lugar certo. É a melhor forma de ter certeza de que tudo funcionou 😉
🌱 Dica extra da Sensei: não abuse dos filtros de "apagar automaticamente" logo de cara. Prefira mover para uma pasta tipo "Lixo/Triagem" nas primeiras semanas — assim você confere se a regra está pegando só o que deveria antes de deixá-la apagar de vez.
Pronto! Agora sua caixa de entrada trabalha um pouco por você. Se tiver qualquer dúvida na hora de configurar, é só chamar o suporte da GeHost — a gente te ajuda com todo carinho. 💚