Como filtrar e-mails automaticamente por regras no Webmail (Roundcube)
Oi! Aqui é a Sensei da GeHost 🧡 Se a sua caixa de entrada vive uma bagunça — boletos, newsletters, avisos do sistema e mensagens importantes tudo misturado — relaxa, eu vou te ensinar a organizar isso de um jeito automático. Com os filtros de e-mail do Webmail, você cria regras que fazem o trabalho sozinho: mover, marcar ou encaminhar mensagens assim que elas chegam, sem você precisar arrastar nada manualmente. Vamos passo a passo, sem pressa.
O que é um filtro de e-mail?
É uma "regra" que você cria uma vez e que passa a valer para sempre: "se o e-mail vier de tal remetente, joga na pasta X", ou "se o assunto contiver tal palavra, marca como lido". O Webmail (Roundcube) verifica cada mensagem que chega e aplica as regras automaticamente, na hora.
Dica da Sensei: comece com 2 ou 3 regras simples (por exemplo, separar avisos de sistema numa pasta própria) e vá adicionando aos poucos. Regra demais de uma vez só costuma confundir mais do que ajudar.
Passo 1 — Acesse o Webmail
- No navegador, entre no endereço de acesso do Webmail do seu domínio (geralmente algo como webmail.seudominio.com.br — se não souber o endereço certo, confira no seu painel ou fale com o suporte).
- Digite seu e-mail completo e a senha e clique em entrar.
Passo 2 — Escolha o Roundcube
Depois de entrar, o Webmail pode oferecer mais de um aplicativo de e-mail para você escolher. Selecione o Roundcube (é o que tem a tela de filtros mais completa e fácil de usar).
Passo 3 — Encontre a área de Filtros
Já dentro da sua caixa de entrada do Roundcube, procure o ícone de engrenagem ⚙️ (geralmente no canto inferior esquerdo ou no menu superior), que abre as Configurações. Dentro das Configurações, clique em "Filtros".
Passo 4 — Crie uma nova regra
- Clique no botão de "+ Criar" (ou "Novo filtro").
- Dê um nome para a regra, algo que te ajude a lembrar depois (ex.: "Newsletters", "Avisos do sistema").
- Em "Condições", escolha o critério: pode ser o remetente (De), o assunto, o destinatário (Para), entre outros.
- Defina a ação que o filtro deve tomar quando a condição for verdadeira. As mais usadas são:
- Mover para a pasta — organiza automaticamente numa pasta específica.
- Marcar como lida — útil para avisos automáticos que você só quer consultar depois.
- Encaminhar mensagem para — reenvia para outro e-mail.
- Apagar mensagem — use com cuidado, veja o aviso abaixo.
- Clique em Salvar.
Dica da Sensei: se você ainda não tem a pasta de destino criada, o próprio Roundcube deixa você criar uma nova pasta na hora de configurar a ação "Mover para". Assim já organiza tudo junto.
Exemplos de regras úteis no dia a dia
- Separar boletos e faturas: se o assunto contiver "fatura" ou "boleto", mover para a pasta "Financeiro".
- Organizar newsletters: se o remetente contiver "newsletter" ou "@nomedaempresa.com", mover para uma pasta "Informativos".
- Destacar um cliente importante: se o remetente for um e-mail específico, marcar como importante (ou mover para uma pasta só dele).
Passo 5 — Teste e ajuste
Depois de criar o filtro, mande um e-mail de teste (ou peça para alguém mandar) que se encaixe na condição criada, e confira se ele foi parar onde você esperava. Se não funcionou como queria, volte em "Filtros", clique na regra e ajuste a condição — pode editar quantas vezes precisar.
Atenção: a ordem dos filtros importa! O Roundcube aplica as regras de cima para baixo, e algumas ações (como "Parar de avaliar regras") podem impedir que os filtros seguintes rodem. Se uma regra não está funcionando, confira se outra regra "acima" dela não está interceptando o e-mail antes.
Cuidado com a ação "Apagar mensagem"
Um filtro que apaga e-mails automaticamente é irreversível na maioria dos casos. Se você não tem certeza absoluta de que aquele remetente/assunto é sempre spam ou lixo, prefira mover para uma pasta separada (tipo "Lixeira automática" ou "Revisar depois") em vez de apagar direto — assim você ainda consegue conferir antes de perder algo importante.
Ficou com dúvida?
Sem problema, é super normal na primeira vez! Se precisar de uma mãozinha para configurar seus filtros, é só chamar o suporte da GeHost pelo painel.gehost.com.br que a gente te ajuda a deixar sua caixa de entrada redondinha. 💙