Como filtrar e organizar seus e-mails automaticamente no Webmail
Oi! Eu sou a Sensei da GeHost 🦉 e hoje vou te ensinar um truque que economiza um tempão: as regras de filtro do Webmail. Com elas, você ensina o seu e-mail a se organizar sozinho — separando avisos de pedidos, boletos, newsletters ou qualquer remetente específico em pastas próprias, sem você precisar arrastar nada manualmente.
Lembrando: o e-mail profissional já vem incluso em qualquer plano de hospedagem da GeHost, então esse recurso está liberado pra você. Vamos lá?
Passo 1 — Acesse o Webmail
Abra o navegador e entre no endereço do webmail do seu domínio (algo como webmail.seudominio.com.br). Digite seu e-mail completo e a senha da caixa postal.
Passo 2 — Entre no Roundcube
Depois do login, o sistema pode te mostrar mais de uma opção de aplicativo de e-mail. Escolha o Roundcube — é o mais completo e o que vamos usar para criar as regras.
Você vai cair direto na sua caixa de entrada, com a listinha de mensagens — é esse o ambiente onde vamos trabalhar.
Passo 3 — Crie as pastas que vão receber os e-mails filtrados
Antes de criar a regra, é bom já ter a "gaveta" pronta pra onde os e-mails vão. No Roundcube:
- Clique no ícone de engrenagem ⚙️ (Configurações), geralmente no canto inferior esquerdo ou no menu superior.
- Vá em Pastas.
- Clique em Criar pasta nova, dê um nome (ex.: "Financeiro", "Newsletters", "Fornecedores") e salve.
💡 Dica da Sensei: pastas com nomes curtos e diretos facilitam a vida — "Boletos", "Clientes VIP", "Spam suspeito"... nada de nomes complicados que você mesmo vai esquecer o significado depois!
Passo 4 — Acesse os Filtros
- Ainda em Configurações ⚙️, procure a opção Filtros no menu lateral.
- Clique em Adicionar filtro (ou no ícone de "+").
- Dê um nome pro filtro que ajude você a lembrar depois, tipo "Separar boletos" ou "Mover newsletters".
Passo 5 — Defina a condição (quando o filtro vai agir)
Aqui você escolhe o "gatilho" da regra. As mais usadas são:
- Remetente (De): ex. tudo que vier de contato@fornecedor.com vai para uma pasta específica.
- Assunto: ex. e-mails com a palavra "fatura" ou "boleto" no assunto.
- Destinatário (Para/Cc): útil se você tem mais de um endereço caindo na mesma caixa.
Escolha o campo, o critério (contém, é igual a, começa com...) e digite o valor. Por exemplo: De → contém → @meufornecedor.com.br.
Passo 6 — Defina a ação (o que fazer com o e-mail)
Agora diga o que deve acontecer quando a condição bater. As ações mais comuns:
- Mover mensagem para — escolha a pasta que você criou no Passo 3.
- Marcar como lida — bom pra newsletters que você só quer arquivar.
- Encaminhar mensagem para — útil se alguém da equipe também precisa ver aquele tipo de e-mail.
- Descartar mensagem — use com cautela, só para remetentes que você tem certeza que não quer mais receber.
Passo 7 — Salve e teste
Clique em Salvar. Pronto, a regra já está ativa! Para conferir se está funcionando, peça pra alguém te mandar um e-mail de teste (ou use outro endereço seu) que se encaixe na condição, e veja se ele cai direitinho na pasta escolhida.
💡 Dica da Sensei: você pode criar quantas regras precisar, e a ordem delas importa — o Roundcube processa de cima para baixo. Se duas regras poderiam se aplicar ao mesmo e-mail, a que estiver no topo da lista "ganha" primeiro. Dá pra reorganizar a ordem arrastando ou usando as setinhas ao lado de cada filtro.
Passo 8 — Revise de vez em quando
Com o tempo você recebe e-mails de novos remetentes ou assuntos. Reserve um minutinho a cada mês para revisar suas pastas e regras — assim sua caixa de entrada continua limpa e você só vê ali o que realmente precisa de atenção imediata.
Ficou com alguma dúvida no meio do caminho? É só acessar o painel.gehost.com.br e chamar a gente no suporte — combinado? 😊